گروه‌های علمی می‌بایست در فاصله زمانی 30 الی 40 روز مدخل‌های گروه خود را تعیین و تصویب کنند.

به گزارش روابط عمومی پژوهشگاه فرهنگ و اندیشه اسلامی، در جلسه هیئت رئیسه پژوهشکده دانشنامه نگاری مصوب شد که مدخل‌گزینی به صورت یک کار ستادی انجام شود تا هر چه سریع‌تر وضعیت مدخل‌های دانشنامه‌ها مشخص شوند. برای این کار یک کمیته مدخل‌گزینی تشکیل می‌شود که یکی از کارشناسان و نخبگان دانشنامه‌نگاری مدیریت آن را به عهده خواهد داشت.

در این کمیته اسناد و مدخل‌های گذشته گروه‌ها بررسی و مدخل‌های جدید نیز تعیین و ضبط شده و برای تشکیل پرونده علمی به گروه‌ها ارجاع می‌شوند.

لازم به ذکر است، اولین گام در تدوین دانشنامه، انتخاب اصول و ضوابط مدخل‌گزینی است. منظور از مدخل (entry) سرواژگان دانشنامه است که عنوان مقالات منفرد آن‌را تشکیل می‌دهد. شرط اول در انتخاب مدخل تعلق داشتن آن به زمینه موضوعی کلی دانشنامه (مانند قرآن‌شناسی) می‌باشد.

در انتخاب مدخل، علاوه بر داشتن شرط اولیه، یعنی تعلق عنوان به حوزه‌های موضوعی دانشنامه، معیار عام این است که مدخل پیشنهادی صرفاً اسم یا لغت نباشد، بلکه مطلبی را افاده کند که بتوان برای آن مقاله‌ای (با حداقل حجم انتخابی برای مقالات دانشنامه، مثلاٌ دویست کلمه) نوشت. پس از تعیین این معیارها، باید محدودیت‌هایی برای مدخل‌گزینی تعریف کرد. مدخل‌یابی عمدتاً از دو نوع منبع صورت می‌پذیرد: 1. دانشنامه‌های دیگر، فرهنگنامه، سرگذشتنامه، اصطلاحنامه‌ها و تذکره‌ها. 2. مهمترین متون علمی موجود در حوزه‌های تخصصی.

مدخل‌ها از نظر صوری به پنج نوع تقسیم می‌شوند: اصلی، فرعی، ارجاعی، مشروط، و محذوف. مدخل‌های اصلی آن‌هایی هستند که ذیل آن‌ها مقاله می‌آید. مدخل‌های فرعی مدخل‌هایی هستند که قسمتی از یک مقاله را به خود اختصاص می‌دهند. مدخل‌های ارجاعی آ‌ن‌هایی هستند که فقط ذکر می‌شوند و به مدخلی دیگر ارجاع داده می‌شوند. ذکر این مدخل‌ها بیشتر برای راهنمایی به مراجعه‌کنندگان است. دلایل ارجاع عبارت‌اند از: وجود رابطه هم‌ارزی بین دو مدخل، رابطه کل و جزء و رابطه جزء و کل. همچنین گاهی در ارجاع فقط به ذکر مدخل اکتفا می‌شود و گاهی توضیحی کوتاه می‌آید و سپس به مدخل دیگر ارجاع داده می‌شود. مدخل‌های مشروط آن‌هایی هستند که از نظر کلی پذیرفته شده‌اند، ولی احتمال می‌رود که در باره آنها نتوان مطلب کافی به دست آورد. این مدخل‌ها تصویب می‌شوند تا در منابع، بیشتر در باره آنها پژوهش شود و سپس درباره آنها تصمیم قطعی گرفته شود.

به مدخل‌هایی که گروه یا بخش مدخل‌یابی پیشنهاد می‌کنند ولی تصویب نمی‌شوند، مدخل محذوف گفته می‌شود. این مدخل‌ها را به عنوان سابقه در بخش مدخل نگهداری می‌کنند.